Regeln für Newsletter, Einladungen etc.

Grundlegende Strategie

• Ziele definieren (neue Kunden gewinnen, bestehende Kundenbeziehungen festigen, den Umsatz steigern, Webseite promoten, neue oder Dienstleistungen vorstellen …)
• Meilensteine festlegen (wichtige Kennzahlen festlegen, z. B. wie viele neue Newsletter-Abonnenten in einer bestimmten Zeit …)

weitere Fragen:

• Welche Zielgruppe will ich erreichen?
• Welche Inhalte sollen die Mailings haben (redaktionelle Beiträge, Produkte, Aktionen,…)?
• Wie hoch soll die Sendefrequenz sein?
• Wie sammle ich neue Adressen?

• rechtlich einwandfrei vorgehen
• nachweisbare Einwilligung der Empfänger, dass ihr bzw. euer Unternehmen ihnen werbende E-Mails schicken dürft (Double-Opt-In-Verfahren : ausdrückliche Zustimmung der Empfänger. Der Adressat muss aktiv werden (und zum Beispiel ein Häkchen setzen), sein Einverständnis muss gesondert (also unabhängig von anderen Erklärungen) erfolgen und es muss deutlich und hinreichend definiert sein, für was die Zustimmung gilt.)
• Datenschutz und Widerspruchsrecht (Abmeldelink) beachten
• Namen, Funktion nennen
• Absenderdaten nicht vergessen
• Telefon- und Faxnummern nach geltenden Regeln und übersichtlich schreiben

Wenn die Zielgruppe gut definiert ist à Empfängerkreis mit für ihnrelevanten Informationen versorgen.

Die Qualität erhöhen durch:

• Eine Betreffzeile, die zum Öffnen des Mailings anregt
  Eine perfekte Betreffzeile für E-Mailings und Newsletter hat – so fand eine aktuelle Studie von Retention Science heraus – zwischen sechs bis zehn Wörtern. Mailings mit Betreffzeilen in dieser Länge wurden von 21 Prozent der Empfänger geöffnet.
• Inhalte, die den Erwartungen der Zielgruppe entsprechen
  – aktuell
  – Mehrwert für Empfänger
• Nicht überfrachten
• Bei Veranstaltungen: konkreter Veranstaltungsort, Datum, Uhrzeit sowie Kosten
• Euro- oder Ausrufezeichen sowie Sätze in GROSSBUCHSTABEN vermeiden à Spam- und Phishingfiltern

• persönliche und somit vertraute Ansprache in der Einleitung und/oder der Betreffzeile
• im Idealfall Abonnenten-individuell versenden

Nicht:

• beweisen, wieviel Fachwissen ich mitbringe
• zu viele komplizierte Fachbegriffe
• zu viele Fremdwörter
• zu lange Sätze (mit mehr als 20 Wörtern)
• überlange Abhandlungen

Besser:

• mit Zwischenüberschriften arbeiten
• Aufzählungen nutzen
• wichtige Aspekte gleich zu Anfang nennen
• einen aktiven Schreibstil pflegen (Passiv-Konstruktionen vermeiden
• bildhaft und einprägsam schreiben

• übersichtliche Gestaltung
• im eigenen Corporate Design
• keine ausgefallene Schriftfarben oder -größen
• wenn Bilder à an Mailprogramme mit eingeschalteter Bildunterdrückung denken à aussagekräftige Alternativtexte verwenden
• Optimierung für mobile Geräte
• als Multipart versenden, Adressaten können dann selbst entscheiden, ob sie die HTML- oder aber die reine Text-Version lesen möchten

Vor dem Versenden:

• Testen, ob die Absenderadresse und der Betreff korrekt sind
• Testversand an eigene E-Mail-Adresse
• Inhalt nach dem Vier-Augen-Prinzip kontrollieren

Nach dem Versenden:

• wichtige Kennzahlen tracken und auswerten.
• prüfen, ob Mailings geöffnet, gelesen oder gelöscht werden
• Absprung-Raten im Auge behalten und gegebenenfalls gegensteuern

Gut zu wissen – 12.05.2015 von Susann Bach und Ulrike Bornemann